O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão empresarial focada na melhoria contínua de processos, O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão empresarial focada na melhoria contínua de processos, serviços ou produtos.

Ou seja, trata-se de um método de gestão, muito conhecido na administração geral, que tem como objetivo buscar sempre a melhoria dos processos das empresas. 

Criado em 1930 por Walter Shewhart, mas só ao longo da década de 50 foi popularizado pelo professor e estatístico William Edwards Deming que o apresentava em suas palestras.

Dessa maneira, a sigla PDCA significa, em inglês, P de Plan (planejar), D de Do (executar), C de Check (verificar) e A de Act (agir). A finalidade desta metodologia é sempre buscar maneiras de aperfeiçoamento, por isso é um método que não se aplica apenas uma vez, como o próprio nome diz ‘ciclo PDCA’, pois é um processo contínuo de melhorias.

O PDCA é muitas vezes usado como estrutura para a implementação do método Kaizen – uma filosofia de otimização mais robusta, que busca otimizar produtividade, eficiência, segurança e redução de custos; trazendo muitas vezes retornos secundários em um efeito cascata após sua aplicação.

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Dito isso, para levar essa metodologia para sua empresa e garantir a otimização e melhoria constante dos seus processos, elaboramos este guia completo para você. Veja só: 

Como aplicar o ciclo PDCA?
Quando aplicar a metodologia PDCA?
Benefícios do PDCA para a melhoria de processos
A importância de definir metas e indicadores de desempenho para o planejamento do ciclo
O papel da análise de dados e informações na fase de verificação
Como a execução do PDCA pode ajudar a identificar problemas, melhorias e boas práticas nos processos empresariais?

Como aplicar o ciclo PDCA? 

O escopo de uso do ciclo PDCA é tão abrangente que a ISO 9001:2015 recomenda às empresas a aplicação desse método. Essa norma afirma que ele pode ser utilizado em todo processo do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ).

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Usando como fundamento um ciclo PDCA, é possível deixar a operação ainda mais eficaz. Entenda como o PDCA funciona:

Plan (planejar) 

Suponhamos que uma indústria produza 1000 copos por hora, no entanto, a cada 100 itens produzidos, três são defeituosos. Parece pouco, mas em um turno diário de 8 horas, serão inutilizados 240 copos. Em um mês, o prejuízo será de 7200 unidades perdidas.

E é justamente para consertar esse problema é que se aplica o ciclo PDCA, realizando melhorias e levantando as hipóteses do problema, que pode ser defeito na máquina ou falha humana. Então, se faz um planejamento para eliminar de vez o problema.

Nesta fase, não há alterações drásticas na linha de produção, apenas o planejamento das ações que serão tomadas nas próximas fases.

Durante o planejamento é importante levantar questões como:

• Qual o objetivo traçado?
• Quais os métodos para se alcançar estes objetivos?

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Do (fazer) 

Nesta fase do PDCA, é a hora de agir, ou seja, colocar em prática tudo que foi planejado na fase anterior.

Mas há cautela nas ações, isso porque, mesmo que diversas melhorias sejam identificadas, o processo não pode alterar tudo de uma vez. É preciso fazer alterações isoladas para que os resultados possam ser analisados com clareza.

Embora pareça o momento de realizar todas as mudanças, nesta fase, são feitos testes de pequena escala para então poderem implementar tais mudanças em toda produção.

Nesta fase é importante se questionar:

• Como educar e treinar os envolvidos?
• Como implementar as mudanças propostas?

Check (checar) 

É importante monitorar indicadores de desempenho (KPIs) para que a eficácia da mudança seja avaliada. No caso do nosso exemplo, seria necessário contabilizar os copos produzidos com defeito a cada hora, para saber se a solução implementada realmente gerou impactos.

Caso tudo que foi planejado não surta o efeito desejado, será necessário voltar à fase de planejamento e começar tudo novamente.

Na fase de checagem do PDCA, é preciso questionar:

• Quais os efeitos dos testes realizados?

Act (agir) 

O final do processo serve para avaliar o sucesso das mudanças implementadas. Hora de saber se o problema foi resolvido, se a falha foi eliminada e se o objetivo foi atingido.

O PDCA é um ciclo, portanto, após agir e implementar as alterações, todo processo recomeça para testar novas hipóteses e otimizações.

Agora, é só registrar as mudanças, informar todos os envolvidos e treinar sua equipe para que ela incorpore a alteração no dia a dia.

Quando aplicar a metodologia PDCA? 

Um dos diferenciais dessa ferramenta é que ela pode ser aplicada tanto quando o negócio está em apuros como quando apenas deseja melhorar a própria atuação. Caso exista um problema latente — seja ele operacional, seja no gerenciamento de projetos —, sua resolução pode ser obtida ao girar esse ciclo.

O PDCA também é aplicável quando o negócio deseja se destacar ou pretende oferecer valor agregado ainda maior. Uma empresa que deseja ter projetos mais lucrativos, por exemplo, pode aliar a técnica à gestão para otimizar os resultados.

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Sempre que houver algo que precisa ser mudado ou pode ser melhorado, esta ferramenta pode ser usada.

Benefícios do PDCA para a melhoria de processos

Os benefícios do ciclo PDCA são numerosos e significativos, e podem ajudar as empresas a alcançar melhorias contínuas e duradouras. 

Dito isso, uma das principais vantagens do PDCA é que ele fornece um quadro sistemático e estruturado para a melhoria de processos. Isso significa que os gestores podem ter uma visão clara dos problemas que precisam ser resolvidos e tomar medidas concretas para abordá-los. 

Além disso, o PDCA é um processo cíclico que envolve o monitoramento constante de resultados, o que permite que as empresas identifiquem rapidamente quaisquer problemas que possam surgir e ajustem seus processos de acordo. 

Outro benefício importante do ciclo PDCA é que ele ajuda a promover a colaboração e a comunicação eficaz entre as equipes. Ao envolver os membros da equipe em todas as etapas do processo de melhoria, o PDCA ajuda a garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em direção a um objetivo em comum. 

Além disso, o PDCA é uma ferramenta que pode ser aplicada a todos os processos de negócios, independentemente do setor ou da área funcional. 

Por fim, o PDCA pode ajudar as empresas a economizar tempo e recursos, pois ajuda a identificar e eliminar desperdícios em processos. Ao eliminar essas atividades desnecessárias, as empresas podem reduzir custos e aumentar a produtividade. 

A importância de definir metas e indicadores de desempenho para o planejamento do ciclo

Uma das etapas mais importantes do ciclo PDCA é a definição de metas e indicadores de desempenho. Isso ocorre, pois a definição clara de metas e indicadores de desempenho é fundamental para a identificação de áreas problemáticas, a tomada de decisões informadas e o monitoramento eficaz de resultados. 

Dito isso, definir metas claras é o primeiro passo para o sucesso de qualquer iniciativa de melhoria de processos. As metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e ter um prazo definido.

Isso significa que elas devem ser objetivas, ter uma medida de sucesso clara, ser realistas e estar alinhadas com os objetivos de negócios mais amplos da organização. 

Além disso, a definição de indicadores de desempenho (KPIs) é igualmente relevante, já que são medidas quantificáveis que ajudam a medir o sucesso da iniciativa e a melhoria desses processos. Eles podem ser usados para rastrear o progresso em relação às metas definidas e identificar áreas onde a performance está baixa.

Assim, ao definir metas e KPIs, as empresas também devem considerar a relevância dos dados coletados. É importante selecionar indicadores que reflitam com precisão o desempenho do processo em questão e que possam ser coletados e analisados com facilidade. 

As empresas também devem considerar como os dados coletados serão usados para informar a tomada de decisões e ajustar o processo. 

O papel da análise de dados e informações na fase de verificação

Como vimos anteriormente, a fase de verificação do ciclo PDCA é a etapa em que os resultados do plano de ação são comparados com as metas estabelecidas na fase de planejamento. Assim, uma das principais ferramentas para essa comparação é a análise de dados e informações. 

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A análise de dados é uma técnica que ajuda a transformar informações brutais em insights acionáveis. Ela envolve a coleta, organização e interpretação de dados para identificar tendências, padrões e anomalias. Aqui, a análise de dados é usada para avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas e identificar possíveis desvios. 

A análise de dados pode ser realizada usando diversas ferramentas, desde técnicas simples de análise de gráficos até análises estatísticas mais avançadas, como as realizadas por meio do SalesTech Intelligence® e e-Decision Analytics®, por exemplo. 

Além da análise de dados, a análise de informações também é importante na fase de verificação — importante lembrar que análise de dados e análise de informações não são necessariamente a mesma coisa. A análise de informações envolve a interpretação de dados para fornecer informações úteis e relevantes. Isso pode incluir a identificação de tendências, padrões e desvios que podem indicar áreas problemáticas ou oportunidades de melhorias. 

Assim, a análise de informações também pode ajudar na identificação de possíveis causas de problemas e na avaliação da eficácia do plano de ação implementado. Ao avaliar as informações disponíveis, as empresas podem tomar decisões informadas e ajustar seu plano de ação conforme necessário para garantir o sucesso contínuo do processo. 

Como a execução do PDCA pode ajudar a identificar problemas, melhorias e boas práticas nos processos empresariais?

Resumindo tudo o que vimos juntos até agora, é possível compreender que a execução do ciclo PDCA é uma ferramenta valiosa para empresas que querem otimizar e melhorar seus processos. 

Na fase de planejamento, as empresas identificam seus objetivos e metas de melhoria de processos. Essa etapa permite que as empresas estabeleçam um roteiro claro para e execução do processo e determinem quais medidas serão tomadas para alcançar seus objetivos. 

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Na fase de execução, as empresas implementam o plano de ação estabelecido na fase anterior, assim, são capazes de identificar problemas que precisam ser resolvidos e implementar melhorias para otimizar o processo. 

Na fase de verificação, as empresas avaliam o progresso em relação às metas estabelecidas na fase de planejamento. Essa etapa permite que empresas determinem se o plano de ação implementado foi eficaz ou não na solução de problemas e na implementação de melhorias. 

Por fim, na fase de ação, as empresas podem adotar boas práticas identificadas durante a execução do processo para garantir que as melhorias sejam mantidas e que os processos continuem a evoluir. 

Bom, sendo assim, é importante lembrar que também é crucial contar com ferramentas que disponham de dados e informações altamente relevantes para a otimização desses processos.

É esse o caso do SalesTech Intelligence®, uma ferramenta fundamental para o aperfeiçoamento e a otimização em todos os processos estratégicos e táticos de vendas. 

Afinal, por meio dele é possível controlar desde o planejamento da sua demanda até o desdobramento de metas e análise de desempenho de cada vendedor. Ou seja, é a plataforma certa para entregar os dados e as informações certas que vão potencializar seus processos comerciais.

Veja como: