À medida que uma empresa cresce, a gestão de operações também precisa crescer, o progresso só acontece, de fato, se as operações conseguem acompanhar as novas demandas, integrações e prazos. Contudo, quando não há planejamento que prepare a empresa para escalar, problemas difíceis de contornar ou superar podem surgir.

Segundo um estudo do Sebrae, 34% dos negócios em atividade destacam uma gestão eficiente como fator primordial para a sobrevivência. Contudo, seis em cada dez empresas fecham as portas antes de completar cinco anos justamente pela ausência de um gerenciamento competente e de um planejamento adequado.

Os problemas oriundos de uma gestão de operações ineficiente podem envolver:

• Altos custos para as operações, fazendo com que os processos custem mais do que lucram.
• Falta de resposta às mudanças do mercado, fazendo com que a empresa seja facilmente superada pelos concorrentes.
• Mau atendimento aos clientes, arruinando o relacionamento até mesmo com os clientes fidelizados.
• Alta rotatividade de colaboradores, pois as operações vivem, basicamente, bagunçadas, arruinando a saúde organizacional. 

Para ajudar você no imenso desafio de alcançar uma gestão de operações mais eficiente. Construí este material com análises e insights importantes sobre o assunto. 

O que é a gestão de operações?
Por que investir na excelência da gestão de operações?
Níveis de gestão de operações
Estratégias de gestão de operações
Princípios da gestão de operações
Dicas práticas para promover uma gestão eficiente
Tecnologia e Operações: a fórmula para grandes resultados

O que é a gestão de operações?

A gestão de operações é uma prática que envolve o planejamento, execução e monitoramento de ações dentro de uma empresa.

Trata-se de uma atividade que pode ser realizada nos mais diversos setores, visando aprimorar o desempenho dos processos internos, aumentando sua eficiência e produtividade.

Tal atividade consiste em mover uma empresa até a excelência. E não importa qual seja o ramo de atuação do negócio, para que sua função seja cumprida, ele deve conseguir atender a demanda do seu cliente.

Neste sentido, a função da gestão de operações é justamente otimizar esta entrega, gerando valor e garantindo a satisfação do consumidor.

O constante aprimoramento de processos e dos colaboradores permite alcançar resultados cada vez melhores, tanto em desempenho interno quanto na qualidade daquilo que é entregue ao consumidor, e isso é revertido em vantagem competitiva.

Leia também: Supply Chain: como uma boa gestão impacta nos resultados da sua empresa

Por que investir na excelência da gestão de operações?

A gestão de operações é o coração da empresa. É ela quem dá o pulso para que a empresa e os setores consigam atender às demandas com o timing certo e por completo.

Abaixo, elenquei um resumo dos principais papéis desempenhados pela gestão de operações dentro de uma empresa:

• Supervisiona o fluxo operacional da empresa de ponta a ponta.
• Viabiliza o monitoramento efetivo dos processos diários da empresa.
• Controla todos os processos e lida com questões, incluindo design, operação, manutenção e melhoria dos sistemas. Também mantém a produção de produtos e serviços fluida, eficaz e oportuna, mesmo sob situações inesperadas.
• Ajuda a melhorar a reputação da empresa, portanto, tem uma influência positiva em sua capacidade de atingir metas de crescimento e estabilidade.
• Garante que os produtos atendam aos padrões de qualidade e às expectativas dos clientes. Clientes satisfeitos são fidelizados mais facilmente, potencializando o valor da marca, dando uma vantagem competitiva no mercado.
• Inclui reconhecer e otimizar os processos de produção, o que pode ajudar a reduzir custos. 
• Motiva os colaboradores em suas funções e melhora a produtividade, pois mantém os processos e atividades em ordem, minimizando problemas e permitindo que eles foquem no que realmente importa. 

Protagonista

A gestão de operações facilita a cooperação entre os setores e garante que os objetivos entre todos estejam alinhados e padronizados, incluindo as abordagens logísticas aos orçamentos. Para haver resultados, a equipe de operações deve se comunicar com toda a empresa. 

Níveis de gestão de operações

A gestão inclui três níveis: estratégico, tático e operacional. O nível estratégico define os objetivos da empresa e o nível tático desenha um plano para implementar essa estratégia. O nível de operações contém as ações diárias necessárias para produzir o resultado desejado.

Estratégias de gestão de operações

Existem alguns pontos-chave de estratégia e tática a serem considerados: 

Uso de dados

Análises são essenciais para planejamento, ajustes e tomadas de decisão assertivas. Aqui, você também pode considerar a definição de KPIs.

Leia também: KPI de vendas: o que são os indicadores de desempenho e quais usar

Análise de estoque

Para gerenciar o estoque na cadeia de suprimentos, a análise ABC entra em ação. O método divide o estoque em três categorias: de A, os produtos que possuem mais valor e controles mais complexos, a C, os que possuem valor mais baixo e controles mais flexíveis.

Já os produtos presentes na categoria B, possuem importância, quantidade ou valor intermediário. 

Descentralização dos dados

Os dados são geralmente isolados, o que dificulta a comparação. Mas sistemas para a gestão facilitam esse processo e ajudam na centralização dos dados para torná-los acionáveis. 

Leia também: Inteligência Comercial: o que é, quais seus benefícios e como aplicá-la em seu negócio

Processo bem estabelecido

Pesquisar, prever e desenvolver um processo sólido requer experiência e comprometimento, contudo, uma vez estabelecido, os benefícios perduram a longo prazo. 

Projeção e definição de metas

A melhor projeção considera análises históricas e análises de condições variáveis, fazendo com que as metas sejam mais realistas e permitam uma projeção de vendas com melhores resultados. 

Colaboração entre os setores

Com boa comunicação e colaboração, o gerenciamento de operações pode trabalhar de forma eficaz com financeiro, comercial, marketing, recursos humanos e outros setores.

Princípios da gestão de operações

O maior conselho dos especialistas é focar na organização, gerenciamento de riscos e adaptação. Reuni alguns princípios essenciais encontrados em diversas literaturas de estudos na área:

• Organização: todos os aspectos da produção devem ser encarados individualmente, mas, sobretudo, vistos no todo para serem devidamente organizados. 

• Fundamentos: aplique os métodos de organização e produção rigorosamente.
  
• Comprometimento: forneça um ambiente que dê autonomia o suficiente para que as pessoas entendam o quão responsáveis são pelos resultados da empresa na sua totalidade.
  
• Causalidade: os problemas geralmente são sintomas, é preciso chegar à causa raiz.
  
• Colaboração: apenas uma pessoa ou apenas um setor não precisa e nem pode saber tudo, é preciso usar o conhecimento de todos.
  
• Sucesso: o sucesso é subjetivo e tem um significado para cada empresa. Acompanhe seus concorrentes, mas entenda que sua empresa é única, dificilmente a definição de sucesso de uma empresa faz sentido para outra.
  
• Mudança: especialmente quando se trata de empresas que produzem em larga escala, a velocidade com que as coisas mudam é absurda. Não tenha medo da transformação. 

Dicas práticas para promover uma gestão eficiente 

Para você poder melhorar a gestão operacional de sua empresa, é fundamental colocar em prática as dicas abaixo:

1. Definição do gestor operacional: é importante que o responsável por conduzir os processos operacionais da empresa seja referência para a equipe: ele centralizará todas as informações e terá uma visão geral de todos os processos.
   
2. Mapeamento dos processos: tenha fluxogramas de todos os processos, apontando as etapas e os responsáveis por cada uma delas. Dessa maneira, será muito mais fácil entender os processos e analisar o que não é executado adequadamente.
   
3. Alinhamento entre processos e estratégia: os processos operacionais precisam estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa e também ao plano de negócio.
   
4. Mecanismos de controle e monitoramento: conhecer o desempenho das operações em tempo real é fundamental. Dados confiáveis ajudam a fazer os ajustes necessários.
   
5. Sistema de gestão operacional: soluções tecnológicas de gerenciamento operacional facilitam a coleta, e principalmente, a análise de dados sobre seus processos operacionais.

Leia também: Como evitar erros e otimizar seu planejamento estratégico de vendas?

Tecnologia e Operações: a fórmula para grandes resultados

Conforme a McKinsey, a automação é um dos focos das lideranças de operações e TI nos próximos anos. Para acompanhar as necessidades cada vez mais urgentes de análise de dados e migração de processos e aplicações para a nuvem, as empresas têm focado nas transformações digitais. 

E isso inclui investimentos em ferramentas e softwares que automatizam a gestão de operações. Através de tecnologias que considerem a metodologia Lean e outras abordagens de excelência operacional, é possível estruturar uma gestão que agrega valor para o cliente, elimina desperdícios, aumenta a transparência e cria uma cultura de melhoria contínua.

As ferramentas que auxiliam na automação dos processos são menos arriscadas e mais baratas do que depender de processos e registros manuais. Ao mesmo tempo, à medida que os processos são executados através da tecnologia, são gerados dados sobre como as operações têm performado, alimentando a própria ferramenta com dados e tornando-a cada dia mais competente em auxiliar e fomentar o crescimento da empresa. 

Dessa forma, os benefícios da união entre operações e tecnologia não diz respeito apenas à eliminação do trabalho manual, mas abrange também a evolução da gestão, que passa a ser guiada por dados e proporciona às equipes uma visão profunda, realista e clara sobre o negócio. 

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