Eficiência, eficácia e efetividade são três termos presentes em praticamente toda conversa e conteúdo relacionado a vendas e gestão. É comum que eles sejam usados como sinônimos, contudo, especialmente no contexto empresarial, representam conceitos bem diferentes.

Os chamados “três Es da gestão” são importantes indicadores do quanto uma organização está no caminho certo e quais são os pontos de melhoria.

Isso porque cada um dos indicadores — eficiência, eficácia e efetividade — contribui para o desempenho de um projeto, equipe ou empresa em sua totalidade.

Portanto, conhecer a fundo o real significado desses termos é essencial para a gestão de desempenho das vendas, que pode se beneficiar de cada uma destas medidas em suas ações. Confira:

Diferença entre eficiência, eficácia e efetividade

Conhecer a diferença entre os conceitos pode ser o ajuste que faltava para um desempenho melhor da equipe e da força de vendas no geral.

Isso acontece porque a eficiência, eficácia e efetividade estão ligadas às ações cotidianas e podem impactar cada aspecto da operação. Acompanhe:

O que é eficiência?

Trata-se da capacidade de realização de uma tarefa, processo ou ação utilizando a menor quantidade possível de recursos, sejam eles tempo, dinheiro, matéria-prima, etc.

É ela que determina como um processo deve ocorrer para que a meta seja alcançada.

Assim, a eficiência está ligada às despesas, custo-benefício, tempo e redução de perdas e desperdícios.

Exemplo prático de eficiência: uma empresa que leva duas horas para produzir 100 unidades de um produto “X” é mais eficiente do que uma que leva três horas para produzir a mesma quantidade.

O que é eficácia?

Trata-se da capacidade de alcançar os objetivos e metas preestabelecidas. É ela que mensura se o desempenho foi o suficiente para atingir os resultados. 

Diferente da eficiência, ela não foca no tempo e recursos, mas no que é essencial para o cumprimento das metas, os meios para isso não dizem respeito a ela. Ou seja, uma empresa pode ser eficaz, mas ineficiente ao mesmo tempo.

Exemplo prático de eficácia: o negócio “A” vendeu um milhão de itens “Y”, enquanto o negócio “B” vendeu 800 mil. Sendo assim, “A” foi mais eficaz que “B”, mas perceba como o uso de recursos e tempo não é considerado nesse indicador.

O que é efetividade?

A efetividade é sobre analisar o impacto de um processo ou ação no alcance dos resultados. Em outras palavras, diz respeito a quais processos aderir (eficácia) e como executá-los da melhor forma (eficiência).

Quando determinado processo é eficiente e eficaz ele automaticamente é efetivo, desde que seus resultados sejam sustentáveis a longo prazo e agreguem valor. Nesse sentido, a efetividade é sobre fazer o que precisa ser feito da melhor forma.

Exemplo prático de efetividade: uma empresa conseguiu aumentar sua produção o suficiente para alcançar sua meta (eficácia) e, simultaneamente, reduziu seus resíduos em 20% (eficiência), portanto, foi efetiva.

Por que usar eficiência, eficácia e efetividade como KPIs?

KPIs são os Key Performance Indicators, em português, os Indicadores-Chave de Desempenho, uma parte essencial à base de qualquer negócio e estratégia de gestão de desempenho.

Segundo a Red Hat, empresas que alinham seus KPIs às metas estratégicas têm 64% mais chances de cumprir ou exceder suas metas.

É por meio dos KPIs que é possível ter uma visão mais clara sobre a evolução dos processos para o alcance dos objetivos de uma empresa.

Leia também: KPI de vendas: o que são os indicadores de desempenho e quais usar

Contudo, sem eles, os processos continuam acontecendo sem uma análise concreta dos níveis de produtividade e lucratividade ou até mesmo úteis para o desenvolvimento da empresa. 

Bom, é como diz a famosa e amplamente utilizada frase de William Thomson: “não é possível melhorar aquilo que não se pode medir”.

Tendo isso em mente, é evidente a importância da implementação de KPIs estratégicos, como os indicadores de eficiência, eficácia e efetividade.

Veja como cada um atua de maneira essencial ao desempenho de vendas: 

Indicadores de eficiência

Um indicador de eficiência deve auxiliar na identificação de desperdícios de qualquer natureza durante o processo. No desempenho de vendas, para minimizar ou eliminar desperdícios, você pode analisar, por exemplo:

• Custo de aquisição por cliente;
• Quanto tempo uma venda demora para ser realizada desde a chegada do lead até a compra;
• Quanto tempo um vendedor passa prospectando para conseguir um lead qualificado;
• Quantas abordagens diárias/semanais/mensais um vendedor consegue fazer.

Normalmente, a fórmula utilizada para um indicador de eficiência em vendas consiste em:

Eficiência = (Resultado alcançado e Custo real) / (Tempo gasto)

Leia também: Guia do planejamento de vendas 2024: maximize resultados | WCA

Indicadores de eficácia

Já um indicador de eficácia deve auxiliar na avaliação de quão bem determinadas ações estão sendo realizadas, independentemente dos recursos utilizados.

Para mensurar o quanto suas vendas têm sido eficazes, é possível analisar:

• Ticket médio;
• Quantidade de leads por período;
• Taxa de conversão;
• Número de vendas por vendedor.

Normalmente, a fórmula utilizada para um indicador de eficácia em vendas consiste em:

Eficácia (%) = (Desempenho real / Desempenho esperado) x 100

Leia também: Tudo sobre avaliação de desempenho: o que é, benefícios e como aplicar 

Indicadores de efetividade

Por fim, os indicadores de efetividade devem medir os resultados reais e duradouros das estratégias implementadas. Em vendas, é possível avaliar quesitos como:

• Lifetime Value;
• Taxa de retenção de clientes;
• ROI;
• Satisfação dos clientes;
• Metas concluídas.

A fórmula para calcular a efetividade das ações depende das metas específicas. Isso porque envolve coletas de dados a curto e longo prazo em diversas áreas, já que a efetividade diz respeito à performance geral, tudo deve ser considerado.

Benefícios em implementar indicadores de eficiência, eficácia e efetividade

Clareza: é preciso entender o progresso em relação ao objetivo, somente dessa maneira é possível realizar reajustes, mudanças bem-sucedidas e aproveitar oportunidades.

Motivação: mensurar resultados mantém sua equipe de vendas motivada. Eles conseguem ver o quanto e como estão se desenvolvendo, além de terem objetivos claros e bem definidos, o que também fomenta uma competitividade saudável.

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Resiliência: com indicadores estabelecidos, realizar ajustes para obter os resultados esperados fica mais simples, porque é possível saber onde estão os possíveis erros. Não é necessário causar um transtorno generalizado para mudar o rumo de processos pontuais.

Colaboração: quando todos veem onde estão e para onde vão, saber como agir coletivamente é algo descomplicado. A equipe de vendas consegue enxergar como seu trabalho impacta outras pessoas, o que pode alinhar todos à mesma cultura de colaboração. 

Conhecimento acessível: com KPIs bem definidos e monitorados, uma poderosa base de conhecimento é criada automaticamente, eliminando a existência de silos de informações. Isso serve para presente e futuro da empresa, pois, além de um melhor desempenho causado pela clareza do que estão realizando, um histórico de processos é criado.

Como implementar indicadores relevantes à sua empresa?

É importante ressaltar que os indicadores que uma empresa deve e/ou precisa avaliar dependem totalmente dos objetivos e contexto em que ela está inserida.

Antes de começar a analisar KPIs, tenha um norte a seguir. Você pode começar seguindo essa lógica:

1. Quais dados você pode mensurar?

Os KPIs dependem totalmente da coleta de dados que você realiza durante os processos.

É importante que eles sejam documentados de alguma forma e, nesse caso, uma ferramenta de Inteligência Comercial pode fazer toda a diferença.

Quanto mais dados você coleta, mais pode analisar e medir com precisão e assertividade. A plataforma assegura uma base para todos os seus processos de venda, registrando tudo que importa para o acompanhamento efetivo dos KPIs.

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2. Analise quais perguntas precisam de respostas

É preciso vincular os KPIs às suas estratégias. Não meça apenas por medir, analise dados úteis.

Por isso, é preciso focar em fazer as perguntas certas, dessa forma, os KPIs terão um contexto e serão realmente importantes no desempenho de vendas da sua empresa.

Afinal, os KPIs têm a missão de guiar a empresa aos resultados almejados, mas isso só é possível se eles “conhecerem o terreno”.

3. Lembre-se de ser SMART

Os critérios da estratégia SMART consistem em estabelecer metas que sejam:

• Specific (específicas)
• Measurable (mensuráveis)
• Achievable (atingíveis)
• Realistic (realistas)
• Time-bound (temporais)

Você pode mensurar com precisão indicadores de eficiência, eficácia e efetividade implementando uma plataforma SaaS de Inteligência Comercial.

O SalesTech Intelligence® pode responder todas as suas perguntas em relação aos seus processos estratégicos e táticos de vendas.

Controlando tudo de forma integrada pela plataforma, desde o planejamento de demanda de vendas até a mensuração de eficiência e desempenho, é possível estabelecer e implementar indicadores que irão ajudar sua equipe de vendas a trabalhar com maior eficiência, eficácia e efetividade diariamente.

Portanto, convidamos você a descobrir como potencializar os resultados da sua força de vendas tendo o SalesTech Intelligence® como aliado: