Tomamos milhares de decisões diariamente, algumas são feitas em questão de milissegundos, instintivamente, outras ocorrem sob pressão, outras que requerem tempo para reflexão e há, ainda, as que são baseadas em experiências e aprendizados. 

A rotina de gestores, por exemplo, está repleta de situações em que é necessário agir sob pressão e, por consequência, é muito comum que decisões sejam tomadas dessa forma, contando com as experiências vividas por ele. 

Muitas vezes, é necessário até investir em novas tecnologias ou mudar algum processo sem um estudo prévio. O resultado disso é, na maioria das vezes, frustrante, pois não há lucro ou redução de tempo como esperado.

Obviamente, mudanças são importantes para uma empresa se manter competitiva, mas também é fundamental que estas mudanças sejam acompanhadas de muito estudo e planejamento.

Um relatório de 2020, feito pela Capgemini Research Institute, comprovou que empresas que se baseiam em dados obtêm 70% mais receita por colaboradores e 22% mais lucros.

O Mapeamento de Fluxo de Valor (ou VSM, do inglês Value Stream Mapping) é uma das estratégias que podem ser utilizadas para planejar as melhorias, tornando as tomadas de decisão mais eficazes e otimizando o resultado das mudanças. Confira.

O que é o mapeamento de fluxo de valor

O mapeamento de fluxo de valor é um princípio do método Lean Thinking, que, quando aplicado à gestão, pode ser chamado gestão enxuta. Ele permite visualizar, analisar e melhorar todas as etapas do processo de entrega do produto/serviço. 

Sua representação é realmente um mapa que ilustra o fluxo detalhadamente — por símbolos específicos — de cada etapa significativa dos processos de trabalho na empresa, ou de produtos e serviços individuais, avaliando como cada um está agregando ou não valor do ponto de vista do cliente.

Para entender o porquê processos partem da geração de valor para o cliente, acesse o nosso conteúdo sobre Lean Thinking. Ele descreve todos os detalhes da metodologia e seus benefícios: Lean thinking: o que é e como ele pode ajudar a sua empresa 

Diferente de mapas de processo ou fluxogramas, que mostram apenas as etapas envolvidas no processo, um VSM mostra significativamente mais informações e usa um formato diferente e linear. O mapeamento permite que a equipe e a liderança vejam onde o valor real está sendo agregado no processo, possibilitando melhorar a eficiência geral associada à entrega do produto ou serviço.

Componentes de um mapa de fluxo de valor

Uma informação importante é que um VSM não precisa ser excessivamente detalhado, mas deve conter informações suficientes sobre o fluxo de informações e produtos/serviços para ajudar na identificação efetiva de cada etapa. 

Alguns dos componentes presentes em um mapa são:

• O processo de controle global.
• Fornecedores e os métodos de entrega.
• Insumos dos fornecedores.
• Os processos de trabalho (incluindo armazéns de estoque) através do qual os materiais se movimentam.
• Desperdícios e saídas.
• Os clientes e os métodos de entrega.
• O fluxo de informação que coordena as etapas de processo.
• Os tempos médios necessários em cada processo: tempo real de trabalho e tempo de sobrecarga.
• A quantidade de pessoas envolvidas no trabalho.

Ler mais: Supply Chain: como uma boa gestão impacta nos resultados da sua empresa

Qual é a função de um mapa de fluxo de valor

O objetivo principal da criação de um mapa de fluxo de valor é enxergar onde é possível melhorar um processo, visualizando tanto o valor agregado quanto as etapas de desperdício. 

Para avaliar como um processo agrega valor para o cliente, basta entender a função dele no fluxo do mapa e como impacta a entrega final e, dessa maneira, ter informações precisas e com profundidade sobre a necessidade ou não de certa atividade, por exemplo. 

Alguns dos benefícios alcançados incluem: 

• Visão macro: permite ter uma visão sistêmica de todo processo de um produto, apresentando em um único mapa as atividades, quantidade de mão de obra empregada, tempo da atividade, tempo entre as atividades, transporte de matéria-prima e do produto final, entre outras.

• Postos de melhoria mais claros: permite enxergar pontos de melhoria que vão trazer valor ao cliente, como redução no tempo de fabricação e de entrega e melhora na qualidade final.

• Tomada de decisão assertiva: com tudo ilustrado em mãos, tomar decisões que considerem os prováveis resultados se torna menos desafiador.

• Colaboração: com um mapa visual do papel de suas funções, os colaboradores têm uma maior compreensão da sua importância, fomentando seu engajamento no cumprimento dos objetivos.

Ler mais: KPI de vendas: o que são os indicadores de desempenho e quais usar

• Elimina a falta de sincronia: a visualização das etapas elimina o possível ruído constante em reuniões que as equipes enfrentam, quando uma equipe não entende exatamente o que a outra está fazendo e como seu trabalho impacta o fluxo de valor. 

• Melhora a cultura: como o VSM fomenta a colaboração, também melhora a comunicação, isso resulta em uma cultura organizacional mais saudável, facilitando a adoção dos colaboradores de uma mentalidade que considere a evolução contínua.

• Plano de ação tangível: parte do fluxo é realizar o desenho de onde se quer chegar e como a empresa chegará lá. As mudanças são realizadas já sabendo qual o resultado projetado, ou seja, são mais acertadas e, consequentemente, lucrativas.

• É uma ação barata: o único investimento necessário para realizar o mapeamento é tempo para entender como fazer da melhor maneira possível.
  
• Pode ser facilmente alterado: a equipe toda pode contribuir relatando suas percepções sobre cada etapa e atividade.

• É acessível: um VSM é uma ferramenta didática e dinâmica para iniciar transformações baseadas em Lean Thinking.

Como aplicar o mapa de fluxo de valor na sua empresa

O VSM é melhor aplicado a processos rotineiros e padronizados, por isso uso massivo nas indústrias, contudo, qualquer organização que forneça um conjunto padrão de produtos ou serviços pode se beneficiar dele.

Abaixo, listei algumas das etapas para a construção de um mapa de fluxo de valor:

Identifique o produto ou serviço que deseja mapear

É preciso começar de algum lugar. Opte pelo produto ou serviço que você veja como mais problemático ou o que mais pode se beneficiar de processos enxutos. Comece identificando os pontos inicial e final e certifique-se de mapear todos os processos de ponta a ponta. Isso já trará à tona alguns problemas e atividades desnecessárias. 

Também é preciso identificar qual parte do processo geral terá prioridade de início. Por exemplo, se o lucro de cada pedido está caindo, convém a observação de como um pedido é atendido do início ao fim. 

Desenhe o mapa de fluxo de valor atual

Obtenha o feedback das partes envolvidas e interessadas no mapeamento para enriquecer sua construção. Inclua as pessoas que gerenciam e dão suporte às várias etapas do fluxo de valor. É imprescindível que as pessoas que realmente fazem o trabalho participem, e não somente os gerentes e coordenadores. 

Realize um brainstorm com os envolvidos, elenque as tarefas que acontecem até a entrega do produto, coloque as tarefas em ordem e inclua custos e tempo de trabalho real para cada tarefa.

Dependendo das operações que a sua empresa desenvolve, pode ser que haja necessidade de um mapa para tarefas específicas que são mais complexas. Por isso, avaliá-las com a equipe inteira é um passo que não deve ser ignorado. 

Avalie o fluxo

Nesta etapa, você analisa se cada atividade do processo está agregando valor. É aqui que você pode identificar oportunidades para criar um processo mais enxuto e eficiente.

A montagem de carros é um ótimo exemplo de como funciona: à medida que a carroceria se move ao longo da linha de produção, mais e mais peças ou montagens são adicionadas, tornando-a mais completa. Eventualmente, torna-se um veículo totalmente operacional que as pessoas vão comprar. Cada etapa agrega valor, embora o valor só seja pleno após a colocação da última peça.

Planeje o mapa do futuro

Planeje e desenhe como o mapa deve ser no futuro, quando o processo passar a acontecer sem os pontos de desperdício. Nessa parte, é importante assumir o que é possível considerando a situação atual, procurar atividades semelhantes que possam ser agrupadas e revisar se cada atividade do processo realmente agrega valor. 

Alguns dos pontos de desperdício comum são:

• Mover os produtos e materiais de forma ineficiente (o material mais usado fica mais longe da linha de produção do que o material menos usado, por exemplo).
• Utilizar equipamentos e pessoas sem necessidade.
• Manter pouco ou muito estoque.
• Realizar a checagem da qualidade de maneira ineficaz.

Ler mais: Como evitar erros e otimizar seu planejamento estratégico de vendas?

Crie um plano e implemente a mudança

Após identificar seus principais objetivos, você pode desenvolver um plano prático para a mudança. Nesse momento, use o VSM como a principal ferramenta para comunicar e justificar as ações, implemente agentes de mudanças, aborde o Lean Thinking como estratégia de produtividade e resultado e procure maneiras de obter feedbacks contínuos das partes envolvidas sobre o progresso da mudança.

Revise sempre

Revise seus resultados cuidadosamente para analisar possíveis pontos para melhorias e se as mudanças estão realmente surtindo os efeitos esperados. 

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